Thực hiện chủ trương của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, tiến tới xã hội số, nền kinh tế số, đẩy mạnh giao dịch điện tử thì việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là một bước cải cách bởi thay vì thực hiện theo cách truyền thống là: chứng thực bản sao cấp kết quả bằng giấy thì sẽ sử dụng dịch vụ CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐIỆN TỬ tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và cấp bản sao điện tử.

Với nhiều lợi ích và tiện ích nhưng đây là một hình thức dịch vụ công mới, chưa được biết đến và sử dụng một cách phổ biến.

Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện tuân thủ các quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN NHƯ SAU:

Sau khi người dân gặp cơ quan có thẩm quyền chứng thực (trực tiếp) và cung cấp bản chính hợp lệ, cơ quan thực hiện chứng thực kiểm tra và sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nhập lời chứng, ký số, đóng dấu theo thẩm quyền và trả cho người dân, doanh nghiệp.

Người dân, doanh nghiệp nhận bản chứng thực điện tử có đầy đủ lời chứng, chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền tại tài khoản của mình trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (kho quản lý dữ liệu điện tử) hoặc email trong trường hợp chưa có tài khoản.

Người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính khác có sử dụng bản sao điện tử được chứng thực chỉ cần dẫn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử hoặc đăng tải file đã nhận. Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính chính xác, toàn vẹn qua ứng dụng trên hệ thống.

NHỮNG LỢI ÍCH CỦA CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ

Đối với người dân, doanh nghiệp: 

Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia cung cấp tiện ích đặt lịch hẹn với người dân, doanh nghiệp đến thực hiện chứng thực, giúp giảm thời gian chờ đợi khi thực hiện thủ tục.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay. Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Đối với các cơ quan:

Thực hiện toàn bộ quy trình cấp bản sao chứng thực từ bản chính trên hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bảo đảm bản sao chứng thực được cấp ra là có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức. Bên cạnh đó, dùng chung dịch vụ thống nhất trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, không cần xây dựng, cung cấp dịch vụ trên các hệ thống của bộ, ngành, địa phương, từ đó triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí đầu tư xây dựng dịch vụ. Cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo.